Gestionnaire documentaire (m/f) (réf. E00013695)

  • Luxembourg
  • CDI
  • Temps-plein
  • Il y a 6 jours
2020-08-05 2021-02-06 Bac généraliste CONTRACTOR, FULL_TIME Peu important / débutant (-1an) Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État (CGPO) Fonction Publique Administration / Secrétariat Audit Autre Banque Centre d'appels / Service clients Comptabilité / Fiscalité / Contrôle de gestion Droit / Juridique Luxembourg Luxembourg Gestionnaire documentaire (m/f) (réf. E00013695)

Qui recrute ?

Ministère de la Santé - Département ministériel

Missions
  • Gestion du courrier entrant et sortant;
  • Réceptionner, trier, indexer et enregistrer le courrier entrant dans la GED;
  • Attribuer le courrier à un gestionnaire et établir un relevé quotidien du
courier entrant;
  • Préparer le courrier sortant pour la signature, vérifier la conformité du
courrier sortant par rapport à l'orthographie et à la forme;
  • Assurer le scan, l'indexation, l'enregistrement et l'archivage du courrier
sortant dans la GED;
  • Assurer l'envoi du courrier signé;
  • Gestion la plateforme de la GED et assurer le support des utilisateurs;
  • Veiller à la maintenance de la plateforme et de la structuration du
système, gérer les accès;
  • Suivre l'évolution de la plateforme et participer à des réunions de
concertation organisées par le CTIE;
  • Soutenir les utilisateurs internes pour toute question en relation avec le
traitement du courrier et d'archivage de documents;
  • Assister les utilisateurs dans la recherche de documents dans la GED;
  • Etablir et mettre à jour les procédures applicables en matière de
traitement du courrier et d'archivage de documents;
  • Soutenir le délégué à l'archivage dans le cadre de ses missions;
  • Travaux de correspondance et de secrétariat;
  • Rédiger des comptes rendus de réunions;
  • Elaborer divers courriers et documents administratifs;
  • Mettre en forme, relire et publier des arrêtés et des textes législatifs et
réglementaires;
  • Préparer des courriers de saisine dans le cadre de la procédure législative
et réglementaire;
  • Assurer le suivi administratif des textes en procédure.
Profil

Compétences techniques
  • Disposer d'excellentes capacités rédactionnelles et orales en
luxembourgeois, français et allemand;
  • Connaissance de la procédure législative et réglementaire luxembourgeoise;
  • Savoir travailler avec Microsoft Office;
  • Savoir travailler avec un logiciel de gestion électronique de documents
(p.ex. SIDOC) et avec une plateforme d'échange (technologie SharePoint).
Compétences comportementales
  • Intégrer l'information : vous établissez des liens entre diverses données,
vous concevez des alternatives et vous dégagez les conclusions adéquates;
  • Résoudre des problèmes : vous traitez les problèmes de manière autonome,
vous cherchez des alternatives et vous mettez en œuvre les solutions;
  • Soutenir : vous soutenez vos collègues et vous exercez un rôle d'exemple;
  • Agir de manière orientée service : vous accompagnez des clients internes et
externes de manière transparente, intègre et objective, en leur fournissant un
service personnalisé;
  • Faire preuve de respect : vous montrez du respect envers les autres et vous
acceptez les procédures et instructions;
  • Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément
aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et vous
évitez toute forme de partialité;
  • Faire preuve d'engagement : vous vous impliquez dans le travail en donnant
toujours le meilleur de vous-même et en persévérant même face à des obstacles.
Conditions d'admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État

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Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d'études
secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d'études secondaires
techniques, soit d'un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives
pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations
suivantes:
  • Nom(s) et prénom(s)
  • Numéro d'identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à
défaut, la date de naissance)
  • Nationalité
  • Adresse électronique
  • Liste des établissements d'enseignement fréquentés et leur pays
d'implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les
abréviations n'étant pas permises)
  • Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
  • Expérience professionnelle
  • Connaissances en langues parlées et écrites
Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les
candidatures via courriel ou via courrier postal n'étant pas acceptées. Les
documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).

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